W jednym z ostatnich postów pisałem o zorganizowanym przez siebie Quiz'ie. Dzisiaj napiszę o innym pomyśle na powiew świeżości w pracy, czyli o konferencji wewnątrz-firmowej. Konferencję taką zorganizowałem pod koniec czerwca (jej pierwotnym pomysłodawcą był mój przełożony Mikołaj).
Trochę uprzedzając, był to strzał w dziesiątkę pod każdym względem, a więc czym prędzej biegnijcie do swoich przełożonych z propozycją zorganizowania takiego wydarzenia ;) Zacznijmy od spraw organziacyjnych, czyli jak się do tego zabrałem.
Za jakiś czas napiszę o czym można było posłuchać na konferencji.
Trochę uprzedzając, był to strzał w dziesiątkę pod każdym względem, a więc czym prędzej biegnijcie do swoich przełożonych z propozycją zorganizowania takiego wydarzenia ;) Zacznijmy od spraw organziacyjnych, czyli jak się do tego zabrałem.
- Na początek ustaliłem szczegóły z przełożonymi, czyli kiedy taka konferencja może się odbyć i ile czasu można na nią poświęcić. My wybraliśmy ostatni tydzień czerwca i na każdą prezentację przeznaczyliśmy godzinę. W konferencji mógł wsiąść udział każdy i mógł zobaczyć dowolną ilość prezentacji, przy czym było jasno powiedziane, że praca ma priorytet, czyli jeśli jest pilne zgłoszenie to trzeba je obsłużyć.
- 4 miesiące przed konferencją rozesłałem prośbę o zgłaszanie tematów wraz z krótkim opisem. Na zastanowienie się dałem 1 miesiąc.
- Co bardzo ważne, tematyka prezentacji mogła być dowolna, również nietechniczna. Jedynym warunkiem było, że prelegent:
- Ma interesować się tematem.
- Musi mieć przynajmniej trochę przekonania :), że dla innych temat również będzie interesujący.
- W regularnych odstępach (to bardzo ważne) rozsyłałem przypomnienie, że zostało tyle, a tyle czasu na zgłoszenia.
- Po zebraniu propozycji (około 30 prezentacji, ale każdy mógł zgłosić więcej niż 1) zorganizowałem głosowanie. Na oddanie głosu były 2 tygodnie i znowu należy o tym przypominać.
- Na konferencję wybrałem 12 najlepszych prezentacji, ale każdy prelegent miał przygotować tylko 1.
- Poinformowałem kolegów o wyniku głosowania.
- Aby prelegenci nie czekali do ostatniej chwili z przygotowaniami poprosiłem ich aby przesłali mi agendę miesiąc przed konferencją.
- Zarezerwowałem salę, rzutnik, laptop itp.
- Poprosiłem prelegentów o preferencje kiedy chcą wygłosić swoje prezentacje i przygotowałem harmonogram.
- Dwa tygodnie przed konferencją rozesłałem do wszystkich w firmie zaproszenie na poszczególne prezentacje.
- Tuż przed samą konferencją przygotowałem ankiety, wydrukowałem je i pociąłem.
- Sprawdziłem również czy laptop działa, czy współpracuje z rzutnikiem i co jest na nim zainstalowane. Oczywiście poinformowałem również prelegentów czego mogą się spodziewać po sprzęcie. Pomimo to, zgodnie z prawem Murphy'ego, nie obyło się bez niewielkich problemów technicznych.
- Na każdej prezentacji na stołach czekały długopisy i anonimowe ankiety. Ich wypełnienie było obowiązkowe.
- Po konferencji zebrałem od prelegentów materiały i umieściłem je na Wiki.
- Podliczyłem ankiety i rozesłałem je do prelegentów. Przy okazji zapytałem czy zgadzają się na publikację wyników. Wszyscy się zgodzili więc udostępniłem również wyniki ankiet.
Za jakiś czas napiszę o czym można było posłuchać na konferencji.